viernes, 20 de agosto de 2010

¿Cuánto tiempo dedicas a responder tus correos?

Es viernes! ¿Cuánto tiempo dedicas a responder correos?

Dormir, bañarse, lavarse los dientes y revisar el correo electrónico son las dinámicas mañaneras que de manera inexplicable hemos adquirido, que como hábito rutinario, se convierte en una reacción automática, pero te has preguntado si vale la pena dedicar tanto tiempo a responder correos electrónicos? quizás dedicas demasiado tiempo a esta actividad y no has cuestionado su verdadero impacto en la productividad de tu trabajo.


Responder correos


Durante mucho tiempo parecía que mi trabajo se reducía a limpiar el Inbox , responder los mensajes, tanto los personales como los de trabajo, el correo electrónico tuvo tal auge en nuestra vida que se volvió normal gestionar nuestra comunicación a través de él. Sin embargo, con el tiempo hemos aprendido que el correo electrónico es un medio más de comunicación que al igual que las llamadas telefónicas o reuniones de trabajo debemos aprender a optimizar el tiempo invertido.

Maneja tu cuenta de correo electrónico de forma efectiva

Muchos estarán de acuerdo con Kevin Rose el fundador de Digg, quien afirma que “Email Sucks” y por ello comparte una serie de tips para gestionarlo de una mejor forma. Entre los tips de Kevin y mi experiencia sobre la gestión de contenido te presento una serie de aspectos a considerar para optimizar tu tiempo al momento de responder correos electrónicos:
  • ¿Responder correos ayuda a tu productividad?: empieza respondiendo esta pregunta, recuerda que el responder “todos” los mensajes en tu inbox no precisamente es un trabajo. El correo electrónico es una herramienta que puedes utilizar para tu trabajo, pero no debe ser el centro del mismo, piensa cuánto tiempo te la pasa conectado a él y evalúa si la actividad contribuye a tu trabajo.
  • Cuenta profesional / Cuenta personal: es importante que mantengas tus mundos separados, me refiero a tu vida personal y tu vida profesional. Existen personas que no les gusta manejar varias cuentas, por ello deciden mezclar sus asuntos profesionales con los personales en una misma bandeja de entrada. Esto puede ser un problema al momento de tomar decisiones, enfocarte en el trabajo y responder mensajes efectivamente.
  • El correo electrónico como herramienta de trabajo: recuerda que el correo electrónico al igual que el teléfono es un medio de comunicación más, el cual no debe ser sobre valorado, por supuesto que es importante mantener una comunicación fluida con los asuntos tratados a través del correo electrónico, pero también podemos gastar menos energía cuando somos puntuales al responder efectivamente.
  • El correo en tu teléfono móvil: los dispositivos móviles son para estar conectados, no para desconectarte de la realidad. También son una excelente herramienta para responder correos, ya que cuando lo haces a través del móvil la gente no espera que tus mensajes sean extensos, al contrario puedes practicar la brevedad y eficiencia de los mismos de tal forma que siempre respondas igual sin importar el dispositivo.
  • Revisión continua: la dependencia de estar informados todo el tiempo, ha provocado dinámicas de ansiedad por revisar constantemente el correo en busca de una respuesta o retroalimentación. Enfoca tu energía y tiempo a la productividad en tu trabajo, si te das cuenta que el mantenerte conectado al correo electrónico no es beneficioso entonces debes tomar decisiones.
  • Prioridades: puedes establecer filtros que te permitan priorizar la respuesta a tus contactos, por ejemplo: tu jefe, clientes o seguimiento a proveedores. Es importante que establezcas qué mensajes son indispensables responder con prontitud y qué otros mensajes pueden esperar para no perder el tiempo.
  • Uso de filtros: la mayoría de servicios de correos electrónicos te ofrecen una serie de filtros en especial aquellos que bloquean el spam y otros que te permiten priorizar mensajes. El uso de filtros también contribuye al orden de tus mensajes.
El tiempo que invertimos en responder mensajes del correo electrónico debe ser administrado, si bien las tecnologías de la comunicación nos han permitido una automatización de tareas, el correo electrónico aún es una actividad bastante manual, que puede ocupar una gran parte de nuestro tiempo por sencillo que parezca. Quizás suena básico, pero debemos mantener una relación saludable con nuestro correo electrónico. Comparte tu dinámica y evalúa el tiempo invertido. Feliz fin de semana. Enjoy!

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